Terug
Gepubliceerd op 10/07/2019

2019_GR_00117 - De uitgavenprocedure voor overheidsopdrachten voor opdrachten dagelijks bestuur, de visumvrijstelling en modaliteiten. - Keuring
Gemeenteraad
wo 26/06/2019 - 20:00 Kleine zaal
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Koen Winters, Steven Matheï, Sigrid Cornelissen, Liesbeth Diliën, Raf Nelis, Dirk Colaers, Kathleen Soors, Bram Geerits, Liliane Hinoul, Eddy Schrooten, Davy Put, Hilde Van Limpt, Steven Broekx, Nico Lenaerts, Mia Soors, Toon Van Geyseghem, Tine Braeken, Yoshi Gordijn, Ellen Reumers, Dominique Vanderhoydonck, Peter Smeets, Wesley Kolen, Jo Sclep

Afwezig

Lutgarde Ceyssens, Ria Plasschaert, Wouter Van Elsacker

Secretaris

Jo Sclep

Voorzitter

Koen Winters
2019_GR_00117 - De uitgavenprocedure voor overheidsopdrachten voor opdrachten dagelijks bestuur, de visumvrijstelling en modaliteiten. - Keuring 2019_GR_00117 - De uitgavenprocedure voor overheidsopdrachten voor opdrachten dagelijks bestuur, de visumvrijstelling en modaliteiten. - Keuring

Motivering

Argumentatie

  • De individuele schepen geeft, ieder voor zijn beleidsdomein, zijn advies over de uitgaven en vervult zodoende een belangrijke controlefunctie.
  • Het diensthoofd/teamverantwoordelijke legt een dossier waar een uitgave aan gekoppeld is, in samenspraak met de beleidsverantwoordelijke schepen,bij voorkeur ter beslissing voor aan het College van Burgemeester en Schepenen.
  • Niet alleen de grootte van het bedrag is hierbij een criterium, maar ook het beleidsimpact de aanleiding kan zijn.
  • Het is aangewezen om bij uitgaven deze controlefunctie te formaliseren en dit te kaderen in het organisatiebeheersingsysteem.
  • Het College van Burgemeester en Schepenen oefent n.a.v. de betaalbaarstelling van de uitgaven, voorbereid door de financiële dienst, tijdens haar wekelijkse zitting nog een bijkomende controle uit.
  • Het managementteam stelt voor om de handtekeningbevoegdheid inzake uitgaven te delegeren aan bepaalde leidinggevenden.
  • In het kader van administratieve vereenvoudiging is het aangewezen de bestelbonnen te laten ondertekenen door de personeelsleden die de aanwending van de kredieten opvolgen, de zogenaamde budgethouders.
  • De budgethouder is de administratief verantwoordelijke van een afdeling, team of subteam die de uitgave verifieert, activeert en opvolgt, en wiens handtekening op basis van het delegatiebesluit van de hoofdbudgethouder en de algemeen directeur de rechtspersoon bindt. Budgethouderschap wordt opgenomen in de functiebeschrijving.
  • De keuring van een uitgave houdt de vaststelling van de wijze van gunning en voorwaarden van overheidsopdrachten in.
  • De financieel directeur formuleerde een positief advies over de onderhavige regeling.
  • Appel wenst zijn stemgedrag te rechtvaardigen en zal het dossier goedkeuren omdat ze het volste vertrouwen hebben in de Financieel directeur.
  • Stemming:
    • 19 stemmen voor: Matheï Steven, Cornelissen Sigrid, Diliën Liesbeth, Nelis Raf, Colaers Dirk, Soors Kathleen, Geerits Bram,  Schrooten Eddy, Van Limpt Hilde, Winters Koen, Broekx Steven, Lenaerts Nico, Soors Mia, Van Geyseghem Toon, Braeken Tine, Gordijn Yoshi, Reumers Ellen, Vanderhoydonck Dominique, Smeets Peter
    • 3 stemmen tegen: Hinoul Liliane,  Put Davy, Kolen Wesley

Aanleiding en context

  • De artikelen 56 §3, 4°, 5° en 6° Decreet Lokaal Bestuur (DLB) m.b.t. bepalen de bevoegdheden van het College van Burgemeester en Schepenen inzake overheidsopdrachten:
    • 4° het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;
    • 5° de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip `dagelijks bestuur', vermeld in artikel 41, tweede lid, 8°;
    • 6° de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten voor de opdrachten waarvoor de gemeenteraad dat nominatief aan het college van burgemeester en schepenen heeft toevertrouwd;
  • De uitgavenprocedure en het budgethouderschap moet geregeld worden in het organisatiebeheersingsysteem.
  • Het decreet lokaal bestuur geeft mogelijkheden deze op maat van het eigen bestuur kunnen toe te passen.
  • Het College van Burgemeester en Schepenen legt het initiatief en de uitvoering van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten in de dagelijkse werking van de diensten, bij de diensthoofden en teamverantwoordelijkheden.

Regelgeving

8a08e58a4d7948f4014d7b0f17fd0003 8a08e58a4db1ee97014db4d5979a0392

Regelgeving

Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus vanaf 1 januari 2020 (BBC 2020) van de lokale besturen van 30 maart 2018.

Regelgeving bevoegdheid

z-GR(DLB-201901)
<p>Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder de artikels 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de Gemeenteraad, en latere wijzigingen en uitvoeringsbesluiten.</p> <p>Gemeenteraadsbesluit van 9 april 2014 betreffende de toepassing van het Gemeentedecreet, in het bijzonder de bevoegdheidsverdeling tussen de Gemeenteraad en het College van Burgemeester en Schepenen, defini&euml;ring begrip 'dagelijks bestuur'.</p>
Overheidsopdrachten
<p>Wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.</p> <p>Wet van 16 februari 2017 houdende wijziging van de wet op de rechtsbescherming van 17 juni 2013 (B.S. 17 maart 2017).</p> <p>Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren.</p> <p>Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.</p>

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

De uitgavenprocedure wordt als volgt vastgesteld:

1° Uitgave kleiner of gelijk aan 1.250 euro (excl. BTW)

  • De wetgeving overheidsopdrachten is van toepassing. Voor deze uitgaven, kan de toepassing van de overheidsopdracht, cfr. artikel 56, § 3, 5° decreet lokaal bestuur, door het college van burgemeester en schepenen aan de algemeen directeur worden toevertrouwd. Deze kan de gedelegeerde bevoegdheid ( < 1.250 euro, excl. BTW) op zijn beurt toevertrouwen aan andere personeelsleden, met name de zogenaamde ‘budgethouders’. De budgethouders verifiëren de beschikbare kredieten en passen de wetgeving overheidsopdrachten toe. Er wordt, indien mogelijk, bij meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners prijs gevraagd.
    Andere verbintenissen (binnen ‘dagelijks bestuur’) dan deze in toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten, worden steeds ter beslissing aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd.
  • Vervolgens wordt er een bestelbon aangemaakt in het toepasselijke softwareprogramma (momenteel ’Mercurius’ van Cipal)
  • De budgethouder keurt de uitgave en tekent de bestelbon, mits delegatie van de handtekeningbevoegdheid door het college van burgemeester en schepenen en algemeen directeur
  • De opdracht kan worden uitgevoerd.
  • De bestellingen worden wekelijks ter kennis gegeven aan het college van burgemeester en schepenen.

2° Uitgave groter dan 1.250 euro, maar kleiner of gelijk aan 8.500 euro (excl. BTW)

  • Afhankelijk van het bedrag en de aard van de uitgave zal de ‘budgethouder’, na verificatie van de beschikbare kredieten in samenspraak met de vakschepen, hetzij de voorgenomen uitgave aan het college van burgemeester voorleggenen en voert het college de plaatsingsprocedure, hetzij zelf als gedelegeerd budgethouder (cfr toepassing 1° a), de procedure wetgeving overheidsopdracht voeren en de gunningbeslissing nemen. De offertes van minstens 3 aannemers, leveranciers of dienstverleners worden in het uitgavendossier gevoegd.
    Andere verbintenissen (binnen ‘dagelijks bestuur’) dan deze in toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten, worden steeds ter beslissing aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd.
  • Vervolgens  wordt een bestelbon aangemaakt in het toepasselijke softwareprogramma (momenteel ‘Mercurius’ van Cipal)
  • De budgethouder keurt de uitgave en tekent de bestelbon, mits delegatie van de handtekeningbevoegdheid door het college van burgemeester en schepenen en algemeen directeur
  • De opdracht kan worden uitgevoerd
  • De bestellingen worden wekelijks ter kennis gegeven aan het college van burgemeester en schepenen.

3° Uitgave groter dan 8.500 euro (excl. BTW) en kleiner of gelijk aan het drempelbedrag onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (excl. BTW)

  • Na nazicht van de beschikbare kredieten wordt de wetgeving overheidsopdrachten toegepast (er wordt gewerkt op basis van een lastenboek). De lasten en voorwaarden worden gekeurd door het college van burgemeester en schepenen
  • Het visum van de financieel directeur wordt gevraagd
  • Het college van burgemeester en schepenen keurt de uitgave en plaatst de overheidsopdracht
  • Er wordt een vastlegging geregistreerd in het toepasselijke softwareprogramma (momenteel ‘Mercurius’ van Cipal)
  • De opdracht kan worden uitgevoerd op basis van een door het college van burgemeester en schepenen ondertekende gunningsbesluit.

4° Uitgave groter dan het drempelbedrag Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (excl. BTW)

  • De wetgeving overheidsopdrachten wordt toegepast (er wordt gewerkt op basis van een lastenboek). De gemeenteraad keurt de lasten en voorwaarden, voor zover de opdracht niet nominatief in het vastgestelde meerjarenplan is opgenomen
  • Het visum van de financieel directeur wordt gevraagd
  • Het college van burgemeester en schepenen keurt de uitgave en plaatst de overheidsopdracht
  • Er wordt een vastlegging geregistreerd in het toepasselijke softwareprogramma (momenteel ‘Mercurius’ van Cipal)
  • De opdracht kan worden uitgevoerd op basis van een door het college van burgemeester en schepenen ondertekende gunningsbesluit.

Artikel 2

De volgende verrichtingen worden vrijgesteld van visumplicht:

  1. De verrichtingen m.b.t. het dagelijks bestuur, waarvan het bedrag niet hoger is dan 8.500,00 euro excl. btw, worden vrijgesteld van het visum van de financieel directeur. Voor de meerjarige overeenkomsten mag de geraamde waarde niet groter zijn dan het drempelbedrag vastgesteld door de Vlaamse minister van Bestuurszaken en Binnenlands Bestuur bij besluit van 1 oktober 2010, momenteel 25.000,00 euro, exclusief BTW, om visumvrijstelling te genieten.
  2. De aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van minder dan één jaar.

Artikel 3

Modaliteiten voor het verlenen van een visum:

a)   Overheidsopdrachten voor werken leveringen en diensten

Er worden minimaal volgende controles verricht:

  • Kredietmatigheid: past de uitgave binnen een door de raad goedgekeurd meerjarenplan
  • Verificatie van het pv van nazicht en gunning aan de meest voordelige inschrijver
  • Nazicht van het gemotiveerd ontwerpbesluit
  • Verificatie van fiscale schulden van de leverancier
  • Beslissing wordt voorgelegd aan bevoegde beleidsorgaan i.k.v. definitie ‘dagelijks bestuur’

 b)   Toekennen van subsidies en toegestane leningen

  • Kredietmatigheid: past de uitgave binnen een door de raad goedgekeurd meerjarenplan
  • Past de subsidie binnen een geldend reglement of overeenkomst
  • Is er een positief advies van de bevoegde commissie of dienst
  • Nazicht van het gemotiveerd ontwerpbesluit
  • Nazicht van de laatste jaarrekening en beoordeling van financiële draagkracht van de begunstigde cfr. wet 14 november 1983
  • Beslissing wordt voorgelegd aan bevoegde beleidsorgaan i.k.v. definitie ‘dagelijks bestuur’

 c)    Aanstellen van personeelsleden

  • Kredietmatigheid: past de uitgave binnen een door de raad goedgekeurd meerjarenplan
  • Voldoet de gevoerde procedure aan de geldende voorwaarden van de rechtspositieregeling (checklist personeelsdienst)
  • Nazicht van het gemotiveerd ontwerpbesluit
  • Beslissing wordt voorgelegd aan bevoegde beleidsorgaan i.k.v. definitie ‘dagelijks bestuur’

Het dossier aan visum onderworpen, wordt om praktische redenen voorafgaandelijk aan de raadsbeslissing van het bevoegde beleidsorgaan voorgelegd aan de financieel directeur. Het nazicht gebeurt op moment van visumaanvraag. Een visum wordt nooit achteraf gegeven.
De Financieel directeur moet steeds een redelijke tijdspanne hebben ter beoordeling van het dossier. Deze wordt vastgesteld op twee werkdagen. De financieel directeur viseert het dossier en levert het (digitaal) gesigneerd, in geval van een gunstig visum, op zijn beurt af binnen een termijn van twee werkdagen, ten laatste de dag voor de agenda voor de vergadering wordt gesloten. Indien er geen gunstig visum gegeven wordt, worden de bemerkingen of voorwaarden aangegeven.
De aanvrager van het visum voegt de nodige bewijsstukken toe om een correcte en volledige beoordeling van het dossier te maken.
Bij afwezigheid van de Financieel directeur wordt het visum vervangen door een advies van één van de boekhouders van de financiële dienst.

Artikel 4

Het College van Burgemeester en Schepenen wordt opgedragen dit besluit verder uit te voeren.

Artikel 5

Dit besluit maakt onderdeel uit van het organisatiebeheersingsysteem.